在宅を支えるインフラチーム
実施2カ月弱で在宅率81％へ「インフラチーム」の底力
新型コロナウイルス感染拡大を受け、2月末より在宅推奨の形をとった全社を支えるインフラチーム。
在宅にいながらも社員に寄り添う仕組みを構築したのは、インフラチーム責任者の島袋。
実施から2カ月弱で在宅率81％まで押し上げた裏側についてインタビューしました。
沖縄・東京の2拠点での社内ITインフラ整備を一挙に担うチームを統括する。
インフラチームの業務について教えてください。
インフラチームは、社内のITインフラ整備を担当しています。
それこそ「パソコンの電源が入らない」という機器の問題から、専用アプリのインストールや構築などのインフラエンジニアとしての機能も担っています。
何かしら、「ITの【困った】に応える相談窓口」、と考えていただければわかりやすいかもしれません。
今回の新型コロナウイルス拡大感染を受け、急きょ在宅勤務推奨となりましたが、インフラチームではどのような動きをしましたか？
2月下旬には役員より打診がありましたが、それ以前にも「全社的にリモートワークが推進されるのでは」という気配は感じていましたね。
仙台本社にもインフラチームがいるのですが、仙台本社はIT部門がメインで在宅勤務への切り替えはスムーズだという印象でした。
沖縄のインフラチームでは、沖縄本社・東京支社を担当しているのですが、東京も問題なく移行可能な状態。ただ、沖縄本社ではBPO事業の部署も多く、デスクトップPC稼働率も高いため、移行には時間がかかる認識でした。
3月頭にまずは優先順位付けから実施しました。
新型コロナウイルスで、休校措置により影響のあるご家庭や、重症化が見込まれそうな方を最優先で自宅勤務にする必要があったためです。
まずは全社員のご家庭やお体（持病や妊娠等）の状況をリストアップするところからのスタートです。
全社的な在宅移行は難易度が高い認識でしたが、スムーズに進んだ要因はどこにあるのでしょう。
在宅勤務への移行措置がスムーズに進んだポイントは３つあります。
１．社員の優先順位付け
２．VPN（仮想専用線）や必要備品の早期見積もり・契約
３．在宅勤務に対する社内サポートセンターの立ち上げ
この３点ができたことで、一人ひとりのケアをしつつ迅速な移行ができたのではと考えています。
１．社員の優先順位付け 先ほど伝えた全社員のご家庭やお体の状況による優先順位付けはもちろんのこと、部門・部署ごとで行う業務には違いがあります。
専用アプリケーションを使っているか等、ヒアリング項目を細分化して「どこの部署のどこのチーム」からと、単位分けをして在宅へ移行していったことが功を奏しました。
単位分けをしていったとしても、一人ひとりで行う業務には違いがありますので、細かくヒアリングをしていく必要はありましたが、それでも最初のグルーピング・優先順位付けは必須ですね。
２．VPN（仮想専用線）や必要備品の早期見積もり・契約 今ではVPNを新規で契約するのは難しい、という話を聞きますが、在宅勤務への移行スタートが2月末という早い段階だったこともあり、3月頭には見積もり完了・契約締結までいけたのは大きかったですね。
最初に全体像を俯瞰することができたことで、後で慌てることがなかったです。
早い段階で行動にうつすことができたのは、全社的に社内のリストアップと優先順位付けを本気でやっていただけたことですね。役員・責任者をはじめ、全社員が一丸となってスムーズに進められたことがやはり在宅移行への大きなステップになったのではないでしょうか。
３．在宅勤務に対する社内サポートセンターの立ち上げ 感染拡大防止のために在宅勤務へ早期に移行スタートできたのはとても良かったのですが、スタッフからすれば「ちゃんと業務ができるのかな」「家でネットに繋がらなかったら…」という不安があるのも事実です。
不安の声が広がらないように、3月6日に「在宅ワーク専用インフラ窓口」を開設しました。AWS上でコールセンター用のサービスを構築したのですが、自分たちで1日くらいで構築したサービスのおかげで、インフラチームも在宅に移行できたんです。
困っている社員さんからの着信は、インフラチームがPC上で受けることができるようにしました。1日発着信合計で50件以上の問合せがあるので、やはり不安に思っている方は多かったみたいです。
利用者側の費用も発生せず、在宅で困ったことにもリアルタイムで対処できる。細かいケアができる環境を提供できたのはとても良かったなと感じています。
在宅勤務移行にあたって大変だったことを教えてください
大変だったことの一つとして、ヒアリング人数の多さでしょうか。
沖縄ではパートナーさんも含めた在籍人数は約700人。ITの基礎知識がある方の移行はスムーズですが、やはり知識の差はあります。ヒアリング対象者によって、ITの知識・業務内容によってヒアリング内容に違いは出てしまうので、移行初期段階では、この「数への対処」がハードでしたね。
そういえば、今回の在宅移行で多くの方からメッセージをもらったとか？
そうなんです！
シャインスターAppでWeb上で「ありがとう」メッセージをいただけるのですが、今回たくさんの方から「ありがとう」の言葉をいただきました！
中でも嬉しかったのが、「インフラチーム全員にシャインスター贈りたいです！」と、自分だけじゃなくチームのみんなへの感謝の言葉が多かったこと。
自分のことっていうより、チームメンバーを見てくれている、そんな声に感動しました。自分にもらうよりもなんだか嬉しかったですね！
在宅勤務への移行は81％（4月28日時点）ということですが、今後の課題はありますか？
100％までに持っていくには、まだ課題がありますね。
セキュリティをもっと向上させて、安心感をアップさせたいですとか、全社員にノートPCを配布して働き方を整えるなど、「出社しなくても良い」というのを当たり前にできる環境づくりをしたいですね。
BCPにも繋がりますよね。
それに、個人的には出社しないことで出退勤の時間がなくなり、子どもとの時間が増えたのはとても幸せなことです！
今後、社員全員がより「働きやすい」環境を作っていきたいです。
（取材/文・撮影：玉城久子（たまき ひさこ））
