ビジネスコミュニケーション成功の秘訣って、実はマナーと柔軟性!?

REPORT
2020.03.11

進化するコミュニケーションツール。その種類は何百と存在します。
ITが発展し個人のライフスタイルが多様化する現代に於いて、コミュニケーションの在り方も多様化し、沢山のアプリやツールが明確なルールといったものが無い状態で使われています。

ビジネスでも様々なコミュニケーションツールが社内で利用されていて、電話やメール以外にもチャットやSNSといったコミュニケーション手段が増えています。そのほとんどは導入コストがかからず手軽なだけに、セキュリティー面や企業の情報漏えいといったリスクにも配慮しなければなりません。

しかしながら、円滑なビジネスコミュニケーションは社内での作業を生産的かつ効率的に行うために欠かせません。

いま企業では、社内のコミュニケーションツールをどのように利用していくか?
といった課題が増えているようですが、この記事はお勧めコミュニケーションツールの紹介をするものではありません。


この記事に書いてあること

コミュニケーションツールの特性
世代で違うコミュニケーションの現状
コミュニケーションの達人を目指そう!

コミュニケーションツールの特性

普段使っているコミュニケーションツールの特性を再度認識し、理解を深めましょう

<電話>

情報の量・質・手間やスピード感は安定しているが、デメリットとしてエビデンスが残らない。また、タイミング次第では相手の時間を奪ってしまう点がある。

<メール>

整理して文章にアウトプットができるので要点が明確。個々のタイミングで読め、エビデンスが残る。デメリットとしては、形式ばった挨拶文が面倒であること、相手が読んだのか返信があるまで確認できない点がある。

<チャット>

手軽でスピーディー、既読機能がついているうえ、エビデンスも残る。しかしコミュニケーションの手軽さが故に、業務とは関係のない話題が出て収拾がつかなくなるため、ビジネスで使用するにはある程度のリテラシーが必要。

<SNS(Facebook、Instagram、LINE、Twitter)>

社内向けで活用するというよりは、企業の認知拡大や情報発信のツールとして利用する場合が多い。社外向けのコミュニケーションツール。

一方で、そのビジネスコミュニケーションツールを使う側も多様化しています。
世代間でツールの活用方法や認識に違いがあるようです。

世代で違うコミュニケーションの現状

<昭和生まれの意見>

昭和生まれ
昭和生まれ
メールや電話応対のマナーができていない。急にタメ語になったりしてテンパる。

昭和生まれ
昭和生まれ
チャットは便利だけど、ミスを指摘した際に絵文字で「すいません」はやめて欲しい

昭和生まれ
昭和生まれ
メールのCCとTOの使い分けが出来ていない

昭和生まれ
昭和生まれ
返事をしてくれない(スタンプでの返事)

昭和生まれ
昭和生まれ
欠勤連絡をチャットで報告するのはいかがなものか

昭和生まれ
昭和生まれ
電話を取らない。鳴ったら取って欲しい

<平成生まれの意見>

メールって、メールマナーといった言葉使いや文章を気にし過ぎて、生産性が落ちる気がする
平成生まれ
平成生まれ

ビジネスチャットは資料を画面共有しながらできるので効率的。議事録もその場で共有できる
平成生まれ
平成生まれ

ビジネスチャットは遠隔のメンバーとの会議がスムーズ。その場の発言の反応が即座に受け取れるのでコミュニケーションツールとしての質は高いなって思う
平成生まれ
平成生まれ

チャットは電話や口頭での指示と違って「言った言わない」のトラブルが減る。エビデンスとして残せるのがいいです
平成生まれ
平成生まれ

制作中に何度も電話がかかってきたり声をかけられたりするけど、制作で手が離せないときが多いのでメールやチャットを活用して用件を残しておいて欲しいなって思う
平成生まれ
平成生まれ

チャットツールの使い方を教えたのに、使い方について何度も電話してくる。その度に現場の時間を奪っていることになるので、自分で調べる(ググる)などして欲しい
平成生まれ
平成生まれ

チャットツールそのものの使用方法を理解していないと思う。同じ窓やグループを都度、増やしていくので過去のやりとりが追えません!
平成生まれ
平成生まれ

ツールのメリット・デメリット以外に、昭和生まれはマナーや礼儀といったところ、平成生まれはとにかく効率よく、合理的にといったところが調査結果に色濃く出ているようでした。

本来、ビジネスコミュニケーションツールを導入・利用する目的は、業務を円滑に進めていくといったものがありますが、効率よく生産的にといった部分を優先し過ぎてマナーを忘れてしまうと、せっかく導入したツールがマイナスに働いてしまいかねません。
また、便利さだけが先行して使用方法を理解しないまま誤った使い方をしてしまっているケースも多く、そのために別の工数が発生しているようです。

コミュニケーションの達人を目指そう!

今回はビジネスコミュニケーションツールの特性、同じ会社内で働く昭和生まれと平成生まれそれぞれの考え方の違いについて、貴重な意見を聞くことが出来ました!

もしかしたらハッとする内容があったのではないでしょうか?

多様化した現代では、コミュニケーションにこれといった正解はないのかも知れません。

大事なのは適切なツールを正しく活用し、上手く伝えられるか
それには普段のコミュニケーションがとれていて始めて、ツールが活きるのだと思います。

コミュニケーションツールもTPOが大事。
特性にあったものを使い分ける柔軟性とマナーを養い、コミュニケーションの達人を目指しましょう!

この記事を書いたひと:福田 聡樹(ふくだ さとき)

Webマーケティング部所属。WebディレクターとしてBPO、自社ホームページのディレクションを担当。
休日はよくカフェで過ごしています。ロカロカにも投稿中♪

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